KK-stiftelsen söker administrativ assistent

Arbetsbeskrivning

Du kommer arbeta i en central roll på kontoret då du assisterar och stöttar vd och dina kollegor med administrativa uppgifter och projekthantering. Du har erfarenhet av utveckling i ärendehanteringssystem, CRM-system eller liknande och gillar att driva effektivisering och ser möjligheter med ny teknik. Du gillar att ligga steget före i planeringen och hjälper även till med driften av kontoret och de gemensamma aktiviteterna.

Rollen är bred och arbetsuppgifterna kan komma att variera, men innefattar huvudsakligen:

• Arbeta nära programenheten och stötta i hantering av projektärenden. Du kommer också vara ett stöd för sökande lärosäten i frågor kopplat till ansöknings- och rapporteringssystemet SBS Manager
• Administrera och medverka i att driva utvecklingen av SBS Manager. Som superuser kommer du stötta dina programansvariga kollegor med administration i relation till projekthantering.
• Assistera VD med uppgifter som kalenderhantering, mötesbokningar samt rese- och hotellbokningar samt ledningsgruppen med likartade uppgifter
• Administration inför styrelsemöten (förberedelser, agenda, dokumenthantering i Admincontrol mm.)
• Hantera inköp av material, luncher, fika med mera till kontoret och se till att den dagliga driften av kontoret fungerar
• Stötta med andra administrativa uppgifter (systemutveckling, arkivering, diarieföring och rapportering)
• Uppdatera och utveckla system i samarbete med kollegor

Din profil

Som person är du strukturerad, driven och har en glad och positiv inställning. Du har en professionell och representativ utstrålning och duktig på att kommunicera i tal och skrift. Du är serviceorienterad, trygg i dig själv och kan hantera flera arbetsuppgifter parallellt. Troligtvis har du arbetat flera år inom administration, har vana av att arbeta på engelska och med fördel i olika projekthaneringssystem/ärendehanteringssystem eller databaser.

• Erfarenhet som assistent, administratör, koordinator eller projektledning inom kontor eller utbildningssektorn eller andra liknande roller
• Svenska och engelska i tal och skrift
• Goda kunskaper i Microsoft Office-paketet
• Vana att arbeta med Teams. Meriterande att ha arbetat med Power BI och Position1 (diarieföring) samt MyBusiness.
• God förståelse av administrativa system samt vana med utvecklingsarbete av dessa.

Om KK-stiftelsen

År 1994 bildades ett antal forskningsstiftelser av kapital från de avskaffade löntagarfonderna. Stiftelsen för kunskaps- och kompetensutveckling, KK-stiftelsen, var en av dessa. Kansliet, som är placerat vid Kungsträdgården, har 14 anställda. Vårt uppdrag sedan start är att finansiera forskning och kompetensutveckling vid Sveriges högskolor och nyare universitet, när det sker i samverkan med näringslivet.

Vi finansierar forsknings- och utbildningsprojekt med målet att dessa ska bygga starka forsknings- och utbildningsmiljöer som skapar värden för såväl akademi som näringsliv och samhälle. Ett krav från vår sida är att projekten alltid ska drivas i samverkan med näringslivet, då utbyte mellan akademi och företag är avgörande för svensk konkurrenskraft.

Läs mer på https://www.kks.se/

Övrigt/ Vad händer nu?

Rollen är ett konsultuppdrag på cirka 6 månader med chans till överrekrytering för rätt person. Start för uppdraget är början av december 2023. Du kommer att bli anställd på konsultföretaget Inhouse och jobba hos KK-stiftelsen i fina lokaler precis invid Kungsträdgården.

Läs mer och ansökan

Du ansöker på inhouse.se och där finns också kontaktinformation för frågor om uppdraget/tjänsten.

Mer information: https://www.inhouse.se/jobb/administrativ-assistent-till-kk-stiftelsen-konsultuppdrag/