Allmänna villkor för projekt

Dessa allmänna villkor gäller för projekt som beviljats finansiering av KK-stiftelsen från och med den 16 september 2024. Vissa utlysningar och projekt omfattar villkor som kan avvika från de allmänna villkoren. Det framgår då av utlysningstexten eller i ditt projektavtal.

1. Allmänt

Dessa allmänna villkor är tillämpliga i förhållande till projekt med finansiering från Stiftelsen för kunskaps- och kompetensutveckling (KK-stiftelsen). Villkoren fogas till det projektavtal (”avtal”) som KK-stiftelsen ingår med det lärosäte som är mottagare av beviljade medel och ansvarar för projektet. Om allmänna villkor i avtal för ett projekt avviker från de allmänna villkor som publiceras på KK-stiftelsens hemsida, har de allmänna villkoren i avtal företrädesrätt.

Enskilda utlysningar eller avtal för projekt kan omfatta villkor som avviker från föreliggande villkor. I dessa fall gäller de villkor som framgår av respektive avtal eller utlysning.

Om inte annat anges, används nedan begreppet ”projekt” för att beteckna ett projekt med avtalad finansiering från KK-stiftelsen och begreppet ”lärosätet” används för att beteckna det lärosäte inom KK-stiftelsens målgrupp som ingått avtal med KK-stiftelsen om ett sådant projekt.

2. Lärosätets ansvar för projekt

Endast något av de 22 lärosäten som tillhör KK-stiftelsens målgrupp kan ansöka om projektfinansiering. Utbetalning av projektfinansiering förutsätter att ett avtal först ingåtts med lärosätet. Lärosätet ansvarar för medlens hantering.

Via i avtal angiven projektledare ansvarar lärosätet för att projektet genomförs i enlighet med i avtalet angiven projektplan och projektbudget samt övriga villkor i avtalet. I genomförandet ingår att rapportera projektet enligt KK-stiftelsens krav på rapportering. Av lärosätet utsedd projektägare ska stödja och följa upp projektet samt säkra resurser för genomförandet.

Projektledaren och projektägaren ska under hela projekttiden vara anställda vid lärosätet. Om flera lärosäten inom KK-stiftelsens målgrupp medverkar inom ett projekt, kan projektledaren vara anställd vid något av dessa lärosäten.

3. Medverkan från andra organisationer

I projekt kan, utöver lärosäten inom KK-stiftelsens målgrupp, även andra lärosäten, företag, myndigheter, kommuner och andra organisationer medverka i enlighet med vad som anges i projektplanen. Dessa aktörer finansierar då sina egna kostnader för deltagande i projektet.

4. Medfinansiering av näringsliv och lärosäten

Medfinansierande näringslivsaktörer

I projekt där KK-stiftelsen i enlighet med sina stadgar kräver medfinansiering från näringslivet, kan endast näringslivsaktörer som godkänts av KK-stiftelsen och motsvarar KK-stiftelsens kriterier för medfinansierande näringslivsaktörer tillgodoräknas som medfinansierande.

Näringslivets medfinansiering ska avse sådana kostnader hos näringslivsaktörerna som enligt avsnitt 9 nedan utgör godkända kostnader i projekt. Medfinansiering via kontanta medel godkänns endast i begränsad utsträckning, om det inte särskilt framgår av avtal att kontanta medel kan eller ska användas som medfinansiering.

Medfinansiering får endast användas inom det avsedda projektet, och inte för att medfinansiera andra projekt.

Lärosätet svarar för att avtal tecknas med medfinansierande näringslivsaktörer om deras medfinansiering av projektet samt hur immaterialrättsliga frågor ska hanteras.

Lärosätet ska under projekttiden följa upp medfinansierande näringslivsaktörers bidrag och insatser i projektet. Vid slutrapportering av projektet till KK-stiftelsen ska den samlade medfinansieringen från respektive medfinansierande näringslivsaktör redovisas och intygas. Om inte annat anges i avtal, ska näringslivets sammanlagda medfinansiering minst motsvara utnyttjade medel från KK-stiftelsen.

Medfinansierande lärosäte(n)

Om ett projekt medfinansieras av lärosäte(n), ska denna medfinansiering endast avse kostnader som enligt avsnitt 9 nedan räknas som godkända kostnader i projekt.

Om ett avtal anger att medfinansieringen från lärosäte(n) och näringslivet tillsammans ska uppnå en viss andel av projektets kostnader, ska ansvarigt lärosäte tillse att utfallet för medfinansieringen motsvarar den nivå som krävs enligt avtal.

5. Rapportering från projekt

Lärosätet ska till KK-stiftelsen rapportera projekt i enlighet med i avtal angiven rapporteringsplan samt de anvisningar och mallar för rapportering som anges i KK-stiftelsens projekthanteringsportal SBS Manager (”projektportalen”).

KK-stiftelsen avgör om en inlämnad rapport ska godkännas eller inte. KK-stiftelsen ska normalt senast två månader efter det att delrapport eller slutrapport mottagits meddela lärosätet om rapporteringen är godkänd. Om lärosätets rapportering är ofullständig eller oklar, kan KK-stiftelsens granskning ta längre tid.

Lärosätet ska tillhandahålla KK-stiftelsen en slutrapport avseende projekt, även om projektavtalet upphör i förtid.

KK-stiftelsen har rätt att mångfaldiga, översätta, utnyttja och sprida de rapporter som lämnas i förhållande till ett projekt. Denna rätt ska gälla även efter projektavtalets upphörande.

6. Hantering av förändringar under projekttiden

Projektledaren får besluta om mindre förändringar i förhållande till projektplanen som inte påverkar projektets syfte och mål, leveranser eller tidplan. Projektledaren får även göra mindre omfördelningar mellan kostnadsposter i projektbudgeten och mindre justeringar av projektets bemanning.

Lärosätet får besluta om att byta projektägare. Uppgift om ny projektägare ska anmälas till KK-stiftelsen i projektportalen.

Om inte annat uttryckligen anges i avtal, krävs KK-stiftelsens förhandsgodkännande om lärosätet:

1. vill byta projektledare
2. vill byta medfinansierande näringslivsaktörer
3. vill ändra projekttiden
4. vill använda projektfinansiering som har beviljats ett visst projekt för att medfinansiera
   något annat projekt med finansiering från andra finansiärer
5. vill göra andra förändringar i ett projekt än de som anges ovan i första och andra styckena i detta avsnitt 6.

Sådana föreslagna förändringar ska anmälas till KK-stiftelsen i god tid innan de föreslås träda i kraft. Anmälan ska i första hand ske i projektportalen.

7. Information om projekt

Vid information om projektet och vid offentliggörande av projektresultat i form av t.ex. vetenskapliga publikationer ska lärosätet alltid ange att projektet bedrivs med finansiering från KK-stiftelsen.

KK-stiftelsen har rätt att publicera grunddata om projektet (dvs. information om diarienummer, namn, projektsammanfattning (abstract), projektledare, projekttid, beslutat belopp för projektfinansiering, program, medfinansierande näringslivsaktörer och andra parter samt ansvarigt lärosäte) i syfte att informera om den verksamhet som finansieras av KK-stiftelsen.

8. KK-stiftelsens finansiering

KK-stiftelsen förbinder sig att till lärosätet utbetala projektfinansiering i enlighet med vad som anges i avtal, under förutsättning att lärosätet har fullföljt sina åtaganden i avtal.

Delutbetalning av projektfinansiering sker varje juni och december. Utbetalningarna påbörjas kalenderåret efter beslut om beviljande. Sista utbetalningen sker vid närmast möjliga utbetalningstillfälle i juni eller december som infaller efter det att projektets slutrapport godkänts av KK-stiftelsen. Utbetalningarna görs normalt med lika stora belopp vid respektive utbetalningstillfälle. KK-stiftelsen och lärosätet kan om båda parter är överens ändra utbetalningsplanen.

Om KK-stiftelsen och ett lärosäte gemensamt beslutar att projekttiden för ett projekt ska förlängas, ska utbetalningsplanen anpassas så att den sista utbetalningen även i detta fall sker vid närmast möjliga utbetalningstillfälle i juni eller december efter det att projektets slutrapport godkänts av KK-stiftelsen.

9. Godkända kostnader i projekt

Huvudprinciper

Projektfinansiering får användas för att täcka nedanstående direkta kostnader som är hänförliga till ett projekt och uppstår hos medverkande lärosäten inom KK-stiftelsens målgrupp.

1. Lönekostnader
2. Lokalkostnader
3. Materialkostnader
4. Kostnader för utrustning, licenser, tillstånd etc.
5. Resekostnader
6. Kostnader för kommunikation och publicering, och
7. Konsultkostnader

Indirekta kostnader (overhead, ”OH”) hänförliga till ett projekt får täckas med projektfinansiering i enlighet med vad som anges nedan och i avsnitt 11.

Kostnader ska vara faktiska (om annat inte uttryckligen anges i avtal), reviderbara, nödvändiga för projektet och ha uppkommit under projekttiden.

Kostnadsredovisningen ska följa lärosätets ordinarie redovisningsprinciper och god redovisningssed.

Lärosätet ska särredovisa projekt så att respektive projekts ekonomi kan följas upp under projekttiden och projektredovisningen kan granskas i efterhand.

Kostnader för insatser av forskningsinstitut beräknas utifrån deras interna taxa eller medlemstaxa.
Kostnader för medverkan av statliga myndigheter beräknas som självkostnadspris.

Lönekostnader (Salary)

Lönekostnader för personal som arbetar i projektet utgör en direkt kostnad i projektet.

Lönekostnader för administrativ personal och stödfunktioner utgör inte direkta kostnader, utan ingår i OH, såvida det inte kan påvisas att de ingår i projektet.

Med lönekostnader avses bruttolön inklusive arbetsgivaravgifter, semester och försäkringar. Eventuella förmåner ingår inte.

Lönekostnader vid medfinansierande näringslivsaktörer kan beräknas utifrån faktiska kostnader upp till 900 kronor per timme eller schablonberäknas till högst 900 kronor per timme. Högre faktisk timkostnad eller schablon än 900 kronor per timme godkänns inte.

Lokalkostnader (Premises)

Projektets andel av kostnader för lokaler som disponeras för att genomföra projektets verksamhet utgör en direkt kostnad i projektet.

Lokaler där projektet inte direkt bedriver sin verksamhet, t.ex. gemensamma utrymmen, utgör inte direkta kostnader, utan ingår i OH.

Materialkostnader (Material)

Kostnader för material som är direkt nödvändigt för projektet utgör en direkt kostnad i projektet. Förbruknings- och kontorsmateriel utgör inte direkta kostnader, utan ingår i OH.

Kostnader för utrustning, licenser, tillstånd etc. (Equipment)

Kostnader för utrustning som är av central betydelse för att genomföra projektet utgör en direkt kostnad i projektet. Beräkning av utrustningskostnader ska följa lärosätets regler för investeringar och avskrivningar. Beroende på utrustningens kostnad och användning finns två olika alternativ:

1. Avses större investeringar som ingår i flera projekt och/eller används av flera enheter, och där avskrivning och användning sker över en längre period, ska projektet endast belastas proportionellt med kostnaden för den del/tid/andel som används i projektet.
2. Avses mindre investeringar där användningen främst kan knytas till projektet, och där investeringen direkt avskrivs, ska projektet belastas med den fulla kostnaden.

Om kostnader för utnyttjande och/eller modifiering/tillbyggnad av dyrbar utrustning ingår i projektbudgeten eller utgör medfinansiering, ska det anges hur kostnaderna för utrustningen beräknats. KK-stiftelsen gör en rimlighetsbedömning av den beräknade kostnaden.

Kostnader för persondatorer, standardtillbehör samt sedvanlig mjukvara räknas ej som utrustning och utgör inte direkta kostnader, utan ingår i stället i OH.

Utgifter för licenser och tillståndsprövning hänförliga till projektet utgör en direkt kostnad i projektet.

Resekostnader (Travel)

Resekostnader inklusive konferensavgifter hänförliga till projektet får tas upp som en direkt kostnad i projektet, i enlighet med respektive medverkande organisations resebestämmelser.

Kostnader för kommunikation och publicering (Communicating results)

Här ingår kostnader för vetenskaplig publicering utifrån forskning hänförlig till projektet. Vid vetenskaplig publicering godkänns endast kostnader för publicering som sker med öppen tillgång (open access). Även kostnader för publicering i s.k. hybridtidskrifter, där enskilda artiklar kan publiceras med öppen tillgång mot särskild avgift, godkänns.

För projekt avtalade före 1 april 2022 finns möjlighet att inkludera även kostnader för publicering som inte sker med öppen tillgång. För projekt avtalade från 1 april 2022 till och med 28 februari 2023 godkänns endast kostnader för publikationer med öppen tillgång, inkl. öppen tillgång via s.k. hybridtidskrifter, samt kostnader för publicering av monografier och bokkapitel utan öppen tillgång.

Kostnader för kommunikation om projektet och dess resultat till olika intressenter utanför projektet, inklusive kostnader för språkgranskning och översättning, utgör en direkt kostnad i projektet.

Kostnader för kommunikation och samordning mellan personal och parter inom projektet räknas som en del av projektets ordinarie arbete, och ingår därför i lönekostnaderna.

Konsultkostnader (Consult)

Kostnader för konsulttjänster hänförliga till projektet kan accepteras som en direkt kostnad i projektet om de är marknadsmässigt prissatta och om konsultinsatsen väsentligt stärker genomförandet av projektet och måluppfyllelsen.

Konsultkostnader får inte avse personer som är anställda vid något medverkande lärosäte eller hos medfinansierande näringslivsaktörer eller bolag som dessa personer driver.

10. Ej godkända direkta kostnader

Följande kostnader får inte täckas med projektfinansiering eller medfinansiering:

• immaterialrättskostnader (till exempel i samband med patentansökan)
• stipendier eller utbildningsbidrag
• mervärdesskatt för momspliktiga parter i projektet (om mottagaren av projektfinansiering inte är momspliktig utgör däremot mervärdesskatten en verklig kostnad och får räknas som en direkt kostnad).

11. Indirekta kostnader (overhead)

Indirekta kostnader (OH) ska inte ingå i projektbudgeten. KK-stiftelsen gör vid beslut om projektfinansiering i stället ett påslag om 20% på de direkta kostnader som ska finansieras av KK- stiftelsen (23 procent inom programmet KK-miljöer). OH-påslagets storlek för projektet framgår av avtal. Exempel på indirekta kostnader (OH) är kostnader för:

• gemensamma funktioner för förvaltning, ledning och service utanför projektet
• administrativ personal
• befintlig utrustning som används i försumbar omfattning
• persondator, standardtillbehör samt sedvanlig mjukvara
• telefoni och post
• försäkringar
• förbruknings- och kontorsmaterial.

12. Arbetsgivar- och uppdragsförhållanden

KK-stiftelsen är inte i något fall arbetsgivare eller uppdragsgivare för i projektanställda eller anlitade personer.

13. KK-stiftelsens rätt att ompröva projektfinansiering m.m.

KK-stiftelsen äger rätt att med omedelbar verkan (i) säga upp avtal, (ii) ändra sitt beslut om projektfinansiering i förhållande till ett pågående eller avslutat projekt genom att ställa in kommande utbetalningar, och/eller (iii) återkräva utbetalade medel från lärosätet om:

• genomförandet av projektet avviker väsentligt från projektplan och/eller projektbudget
• projektuppföljning eller -utvärdering visar att projektet troligen inte kommer att kunna genomföras i enlighet med projektplanen eller i enlighet med KK-stiftelsens mål och syfte med den utlysning som infogats i avtal
• näringslivsaktörerna inte har fullgjort sina åtaganden enligt projektplan och projektbudget
• för projektet nödvändiga tillstånd och/eller godkännanden saknas eller projektet inte följer god forskningssed
• lärosätet inte har fullgjort av KK-stiftelsen begärd rapportering från projektet på fullgott sätt
• lärosätet har lämnat KK-stiftelsen felaktiga eller vilseledande uppgifter
• lärosätet i annat fall väsentligen har brutit mot avtal.

14. Justering av utbetalningar och återbetalning av medel

Om slutrapporteringen från ett projekt visar att beviljad finansiering från KK-stiftelsen inte nyttjats i sin helhet, ska ej utnyttjade medel tillfalla KK-stiftelsen. Om ej utnyttjade medel ryms inom summan av återstående utbetalningar enligt projektets utbetalningsplan, sker detta genom att kommande utbetalningar från KK-stiftelsen reduceras eller stryks. Om ej utnyttjade medel överstiger summan av
kommande utbetalningar, ska lärosätet bli återbetalningsskyldigt för överskjutande belopp. Sådan återbetalning av medel sker efter rekvisition från KK-stiftelsen.

Av avsnitt 13 ovan och 17 nedan framgår andra situationer då KK-stiftelsen äger rätt att reducera kommande utbetalningar eller kräva återbetalning av utbetalad projektfinansiering.

I samtliga fall ovan gäller att reduktion av utbetalningar eller återbetalning av medel inte behöver ske om aktuellt belopp inklusive OH är lägre än 50 000 kronor.

15. Utvärdering och revision

KK-stiftelsen äger rätt att utvärdera och/eller göra ekonomisk revision av pågående eller avslutade projekt. Den person eller organisation som KK-stiftelsen utser har då rätt att ta del av dokumentation och träffa personer som kan ge upplysningar om verksamhet och ekonomi inom projektet. Lärosätet ska tillhandahålla efterfrågade dokument och annan information som stöd för utvärdering och revision.

16. Stiftelsens insyn

KK-stiftelsen äger rätt till den insyn i ett projekt som KK-stiftelsen anser erforderlig.

17. Avtalstid

Ett avtal gäller från och med dagen då KK-stiftelsen och lärosätet har undertecknat avtalet, till och med den dag då KK-stiftelsen meddelat lärosätet om KK-stiftelsen har godkänt projektets slutrapport och ekonomisk slutreglering av projektet mellan KK-stiftelsen och lärosätet skett.

KK-stiftelsen och lärosätet äger rätt att gemensamt komma överens om att avtal ska upphöra i förtid. Parterna ska då samtidigt komma överens om hur de ekonomiska mellanhavandena mellan parterna ska lösas.

KK-stiftelsen äger rätt att säga upp avtal i enlighet med vad som anges i avsnitt 13.

Om förutsättningarna för projektets bedrivande ändras så att väsentliga delar av projektplanen inte kan genomföras, äger lärosätet rätt att skriftligen säga upp avtal till förtida upphörande. Vid sådan uppsägning ställs KK-stiftelsens kommande utbetalningar av projektfinansiering in. KK-stiftelsen avgör enligt eget gottfinnande, men efter dialog med lärosätet, om redan utbetalad projektfinansiering helt eller delvis ska återbetalas.

18. Ändringar i avtal

Om inte annat särskilt anges i avtal ska ändringar av och tillägg till avtal vara skriftliga och överenskomna av behöriga parter för att vara bindande.

Med undantag från vad som anges ovan, får KK-stiftelsen ändra de allmänna villkor som utgör bilaga till avtal om ändringen inte är till nackdel för lärosätet, är av administrativ karaktär eller krävs till följd av tvingande lagstiftning. KK-stiftelsen ska då informera lärosätet om en ändring med minst 30 kalenderdagars varsel, och tillhandahålla den nya versionen av dessa allmänna villkor.

19. Överlåtelseförbud

KK-stiftelsen och lärosätet har inte rätt att överlåta sina rättigheter och skyldigheter enligt avtal utan den andre partens skriftliga samtycke.

20. Hantering av personuppgifter

Personuppgifter behandlas och hanteras i enlighet med vid var tid gällande personuppgiftslagstiftning samt i enlighet med KK-stiftelsens integritetspolicy.

21. Övrigt om avtal

Avtal utgör KK-stiftelsens och lärosätets fullständiga reglering av de frågor som avtalet berör.

Om någon bestämmelse i avtal skulle befinnas ogiltig eller icke verkställbar ska bestämmelsen och övriga villkor i avtalet gälla i tillåten utsträckning.

22. Tvister och tillämplig lag

Svensk lag ska tillämpas på avtal.

Om parterna efter förhandling inte kan komma överens, ska eventuella tvister som uppstår i anledning av avtal ska slutligt avgöras genom skiljedom enligt Skiljedomsregler för Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstitut. Skiljenämnden ska bestå av tre skiljedomare. Skiljeförfarandets säte ska vara Stockholm. Språket för förfarandet ska vara svenska.